Privacybeleid voor de websites en diensten van The Friends

Waarom een privacybeleid?

Het privacybeleid van The Friends heeft tot doel u te informeren over de gegevens die wij verzamelen via de website thefriends.be en onze bijbehorende diensten, over het gebruik van die gegevens en over uw rechten met betrekking tot de verwerking ervan. Al onze handelingen zijn in overeenstemming met de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Voor wie is ons gegevensbeschermingsbeleid bedoeld?

Dit beleid is van toepassing op:

• Al onze huidige en voormalige klanten;
• Prospecten die interesse hebben in onze diensten;
• De bezoekers van onze website.

Wie verwerkt uw gegevens?

Uw gegevens worden verzameld en verwerkt door INSIDEWEB SRL, met maatschappelijke zetel in Brussel, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0895 799 750.

Om het beheer van opleidingen en diensten te optimaliseren, werken The Friends en INSIDEWEB SRL nauw samen en delen zij bepaalde klantendatabanken voor doeleinden die verband houden met opleidingen, diensten en nieuwsbrieven.

Welke soorten gegevens verzamelen wij en waarvoor? Inschrijving op de nieuwsbrief

Wij verzamelen uw e-mailadres om u onze nieuwsbrieven toe te sturen. U kunt zich op elk moment uitschrijven of uw gegevens bijwerken via de links in onze communicatie of door rechtstreeks contact met ons op te nemen. Inactieve of foutieve adressen kunnen worden verwijderd.

Navigatiegegevens

Wij gebruiken cookies en tools zoals Google Analytics om informatie over uw bezoeken te verzamelen, teneinde onze diensten te verbeteren en de doeltreffendheid van onze website te meten. U kunt uw browser zo instellen dat cookies worden geblokkeerd als u dat wenst.

Verwerking van uw gegevens voor personalisatie- en promotiedoeleinden

Wanneer wij uw gegevens gebruiken om uw surfvoorkeuren of de informatie die u op onze website raadpleegt beter te begrijpen, vinden wij het in het kader van onze opdracht belangrijk om uw behoeften te kennen en onze activiteiten te promoten door ons te richten op personen die mogelijk interesse hebben in ons aanbod. Wij baseren ons op ons gerechtvaardigd belang om uw gegevens te verwerken, rekening houdend met het feit dat het gaat om het gebruik van gegevens die gegenereerd worden door het gebruik van onze promotie- en informatietools. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om onze eigen diensten te evalueren en te promoten, zonder te worden meegedeeld aan derden of voor andere doeleinden te worden gebruikt.

Bewaring van uw gegevens

Uw persoonsgegevens worden bewaard gedurende maximaal 3 jaar vanaf uw aanvraag tot inschrijving of aansluiting, of gedurende de volledige looptijd van het contract, indien er een contract bestaat.

Indien de relatie uitsluitend betrekking heeft op commerciële prospectie of een abonnement op een nieuwsbrief, worden de gegevens bewaard tot u vraagt om uitgeschreven te worden, op voorwaarde dat er geen contract of geschil lopende is.

Opslag en dienstverleners betrokken bij de gegevensverwerking

Voor de hosting van ons informaticasysteem doen wij een beroep op gespecialiseerde partners, die garanderen dat uw gegevens binnen de Europese Unie worden opgeslagen.

Daarnaast maken wij gebruik van de diensten van Google Inc. via Google Analytics om de bezoeken aan onze website te analyseren, alsook van tools zoals ClickDimensions, Microsoft CRM, MailChimp enz. om uw gegevens te verzamelen en onze mailings te versturen. Voor meer informatie over de gegevensverwerking in verband met Google Analytics kunt u hier hun privacybeleid raadplegen.

Vertrouwelijkheid van gegevens in het kader van het rekruteringsproces

In het kader van zijn rekruteringsactiviteiten verzamelt en verwerkt The Friends persoonsgegevens van kandidaten om hun sollicitatie te beoordelen en het selectieproces te beheren. Deze gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Welke gegevens verzamelen wij?

De gegevens die tijdens het rekruteringsproces worden verzameld, omvatten:

• Persoonlijke informatie : naam, voornaam, contactgegevens, geboortedatum, adres enz.
• Professionele gegevens : curriculum vitae (cv), motivatiebrief, diploma’s, certificeringen, beroepservaring, vaardigheden enz.
• Overige informatie : eventuele geschiktheidstests of evaluaties, professionele referenties en alle informatie die de kandidaat vrijwillig verstrekt.

Doeleinden van de verwerking

De verzamelde gegevens worden uitsluitend gebruikt om:

• Sollicitaties te analyseren en te beoordelen ten opzichte van de openstaande functie;
• Sollicitatiegesprekken te organiseren;
• De vermelde referenties of kwalificaties te controleren in het kader van goede rekruteringspraktijken;
• Met de kandidaten te communiceren over hun sollicitatie.

Bewaring van de gegevens

• Gegevens van niet-weerhouden kandidaten : worden bewaard gedurende maximaal 2 jaar na afsluiting van de rekrutering, tenzij de kandidaat anders vraagt. Dankzij deze bewaring kan The Friends mogelijk geschikte kandidaten opnieuw contacteren voor toekomstige opportuniteiten.
• Gegevens van weerhouden kandidaten : worden opgenomen in het administratieve dossier van de werknemer en vallen onder de wettelijke bewaarregels die van toepassing zijn op human resources.

Vertrouwelijkheid en beveiliging

• De gegevens van kandidaten zijn uitsluitend toegankelijk voor de personen die betrokken zijn bij het rekruteringsproces (HR-team en betrokken leidinggevenden).
• De gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers binnen de Europese Unie.
• Er worden geen gegevens gedeeld met derden zonder voorafgaande toestemming van de kandidaat, tenzij de wet dit vereist.

Uw rechten inzake gegevensbescherming

Overeenkomstig de geldende wetgeving beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage : het recht om een kopie van de verwerkte gegevens te vragen.
• Rechtzetting : het recht om onjuiste of verouderde informatie te laten corrigeren.
• Verwijdering : het recht om de wissing van de gegevens te vragen, tenzij de bewaring ervan vereist is door een wettelijke verplichting.
• Bezwaar : het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van gegevens, met name voor communicatie met het oog op prospectie of profilering, door ons te laten weten dat u niet langer bij deze toekomstige verwerkingen betrokken wenst te worden (zie de rubriek “Welke soorten gegevens verzamelen wij en waarvoor?”).
• Overdraagbaarheid : het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens, waarmee u uw persoonsgegevens in een gestructureerd elektronisch formaat kunt opvragen om ze over te dragen aan andere diensten of dienstverleners.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Om uw rechten uit te oefenen of voor elke vraag over de bescherming van uw gegevens kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via e-mail op het volgende adres: info@thefriends.be, of telefonisch op het nummer (+32 2 657 90 70), van maandag tot vrijdag, van 9u tot 17u.

U kunt ook inlichtingen inwinnen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Bij niet-naleving van de regelgeving of van uw rechten hebt u de mogelijkheid om een zaak aanhangig te maken bij de rechtbanken of bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.